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División Administrativa
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Ubicación en el Organigrama
Objetivo General
Efectiva y eficiente administración de los recursos de la Institución.
Funciones
1. Llevar a cabo las labores administrativas del MOPT, dictando políticas, normas y procedimientos que conduzcan hacia la marcha eficiente y eficaz de las labores del Ministerio; así como evaluar su aplicación y tomar las medidas correctivas del caso.
2. Llevar a cabo las labores de recepción, almacenamiento y distribución de bienes que ingresen al Ministerio.
3. Gestionar la contratación de los bienes y prestación de servicios necesarios para el normal desarrollo de las actividades del Ministerio.
4. Llevar a cabo las labores financiero-contables que requieran las transacciones efectuadas por el Ministerio.
5. Efectuar las labores relacionadas con el desarrollo del factor humano de la Institución, mediante la capacitación, formación y adiestramiento y estímulos necesarios.
6. Llevar a cabo las labores relacionadas con la dotación del factor humano del Ministerio, así como normar la administración de este recurso en todas sus dimensiones conforme al Ordenamiento Jurídico.
7. Definir las acciones administrativas que requiera la Institución y evaluar su aplicación con el fin de tomar las medidas correctivas.
8. Velar por la adecuada estructura organizativa del MOPT., asesorando y proponiendo a las autoridades superiores la estructura organizativa que mejor convenga a la institución y definiendo los niveles inferiores de dicha estructura.
9. Llevar a cabo las labores relacionadas con la prestación de los servicios generales, tales como; soda, aseo, vigilancia, archivo, correspondencia, parqueo, impresos, fontanería, electricidad, mantenimiento de edificios,
10. Asesorar a las unidades de apoyo administrativo-financiero de las Divisiones de Obras Públicas, de Transportes, Marítimo Portuario y de las Regiones, y garantizar el cumplimiento de las directrices, lineamientos y normativa que, en esta materia emitida de la División Administrativa.
11. Cumplir con la legislación vigente y con las normas y procedimientos establecidos en materia de su competencia, dictadas por los entes competentes; así como velar por su cumplimiento en otras dependencias del MOPT.
12. Participar activamente en Consejos, Comisiones, Juntas Directivas y demás órganos que la normativa vigente estipule o por instrucción de los Jerarcas del Ministerio.
13. Brindar asesoría, en materia de su competencia a todas las dependencias del MOPT, incluyendo a los Consejos; así como al Sector Transportes y a otras instituciones, cuando así lo soliciten.
14. Ejercer, sobre las dependencias del MOPT, cuando proceda, el mando técnico por medio de directrices, disposiciones y circulares, en las que la naturaleza y especialidad de sus funciones lo demanden; así como, supervisar y evaluar su puesta en práctica.
15. Acatar las disposiciones que, en el ejercicio del mando técnico, ejerzan las dependencias del MOPT, informando de su labor, cuando se le solicite.
16. Establecer un Sistema de Control Interno con fundamento en la normativa legal vigente y acorde con las atribuciones y ámbito de la labor de la División Administrativo, que garantice el cumplimiento de los objetivos internos e institucionales; así como autoevaluarse, al menos, una vez al año para determinar la efectividad del sistema de control interno y mejorarlo si se requiere
17. Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por los Despachos del Ministro y de los Viceministros, las leyes y los reglamentos.
Para cumplir con sus funciones cuenta con la siguiente estructura organizativa:
Reseña Histórica
El 26 de mayo de 1972 y mediante Decreto Ejecutivo No 2346-T, publicado en La Gaceta No. 106 del 3 de junio del mismo año, se creó la Dirección Administrativa, en cuya estructura está basada la División Administrativa actual, según Decreto Ejecutivo No. 9610-T, publicado en La Gaceta de 26 de febrero de 1979. Tiene a su cargo la prestación de los servicios administrativos internos que requiere el Ministerio para el eficaz cumplimiento de sus objetivos.
Su creación obedeció a la necesidad de contar con un organismo de alto nivel administrativo, que tuviera a su cuidado la promulgación de normas y procedimientos administrativos y su debido control, así como la centralización de la función administrativa.
El 20 de mayo de 1996, mediante el Decreto Ejecutivo No.25138-MOPT, publicado en La Gaceta No.95, se reestructura la División Administrativa, pasando a ser el Área Administrativa con una estructura plana y flexible, fundamentada en el trabajo por procesos, con la participación activa de equipo de trabajo de forma tal que le permita a la Administración la agilidad en la toma de decisiones, la asignación de responsabilidades y la movilización de recursos de acuerdo con sus necesidades.
La modificación de la estructura organizativa fue aprobada la Dirección de Planeamiento Administrativo del Ministerio de Obras Públicas y Transportes; así como por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica mediante el documento DM-270-96 de 21 de marzo de 1996 y Reforma del Estado del Ministerio de la Presidencia. De acuerdo con lo anterior el Área Administrativa se conformó de la siguiente Subáreas: Sistemas Administrativos e Informáticos, Recursos Humanos, y Recursos Financieros y Aprovisionamiento.
Además, mediante el Decreto Ejecutivo No. 26570-MOPT, publicado en La Gaceta No. 9 del 14 de enero de 1998, se derogó el Decreto Ejecutivo No. 25138-MOPT, publicado en La Gaceta No. 95 del 20 de mayo de 1996, el cual reestructura la División Administrativa como sigue: Area Administrativa conformada por las siguientes Subáreas: Administración de Recursos Humanos, Aprovisionamiento, Capacitación y Desarrollo, Sistemas Financieros, Tecnología de la Información y Sistemas Administrativos.
Posteriormente, mediante el Decreto Ejecutivo No. 27917-MOPT, publicado en La Gaceta No. 112 del 10 de junio de 1999, se reestructura el Ministerio de Obras Públicas y Transportes, pasando el Área Administrativa a ser la Dirección de Administración, dependiendo directamente del Nivel Superior y conformada por los procesos de Recursos Humanos y Capacitación, Abastecimiento y Ejecución Presupuestaria y Financiero Contable.
El 06 de agosto del 2001, mediante el Decreto Ejecutivo No. 29673-MOPT, publicado en La Gaceta No. 149, la Dirección de Administración se convierte, nuevamente, en la División Administrativa conformada por las siguientes Direcciones: Recursos Humanos, Proveeduría Institucional, Oficialía Presupuestal y Financiero Contable, Servicios Generales y Transportes, Capacitación y Desarrollo y, Planeamiento Administrativo, además, se deroga el artículo No. 08 del Decreto Ejecutivo No. 27917-MOPT.
Mediante, Disposición Interna No.2004-0447 del 06 de febrero de 2004, suscrita por el señor Ministro, se trasforma la Proveeduría Institucional en la Dirección de Contrataciones, responsable de realizar los procedimientos de adquisición de bienes y servicios que requiera la Institución y dependiendo del Nivel Superior. Además se crea la Dirección de Almacenamiento y Distribución de Bienes, responsable de supervisar el manejo, distribución y uso de los bienes adquiridos, dependiendo de la División Administrativa.
Posteriormente, mediante la Circular No. DM-3438-2005 del 21 de junio del 2005, del señor Ministro, y con fundamento en el Informe AG-19-2005 de 17 de mayo del 2005, se deja sin efecto la Disposición Interna No. 2004-0447 de 06 de febrero del 2004, y se crea nuevamente la Proveeduría Institucional, dependiendo de la División Administrativa.
Además, mediante Circular No.2005-4488 del 05 de agosto del 2005, del Despacho de señor Ministro, se crea la Dirección de Almacenamiento y Distribución de Bienes, en la División Administrativa, con el fin de fortalecer la Proveeduría Institucional.
Finalmente, mediante la Circular No.20071941 del 28 de mayo del 2007, del Despacho de la señora Ministra, se dispone por directriz de acatamiento obligatorio, pasar el Departamento de Almacenes a la Proveeduría Institucional como Departamento de Almacenamiento y Distribución, tal y como lo indica el Decreto Ejecutivo No.30640-H; se deroga cualquier circular administrativa, escrito, oficio, nota, memorando o disposición que en el pasado se haya tomado en contravención con la Circular No.20071941.
Paz con la Naturaleza
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